Du hast bereits eine oder mehrere Bands in der engeren Auswahl und möchtest diese für dein Event engagieren? Dann solltest du beim Band buchen diese 9 Punkte unbedingt beachten!
1. Verfügbarkeit + Termin-Option
Stelle sicher, dass dein Termin bei der gewünschten Gruppe frei ist und lass dir am besten eine „Option“ geben, dann hast du noch etwas Bedenkzeit, z.B. um dir weitere Bands anzusehen, oder um das Ganze noch einmal mit deinem Partner oder deiner Partnerin zu besprechen.
Eine Option bedeutet, dass die Band den Termin für dich für eine bestimmte Zeit unverbindlich frei hält. In der Regel sind das ca. 14 Tage, aber das ist immer eine Frage eurer individuellen Vereinbarung. Nach Ablauf der Optionsfrist solltest du der Gruppe Bescheid geben, ob du sie engagieren möchtest, oder ob sie den Termin wieder freigeben können.
Am besten ist es, wenn du den angefragten Termin mit den besprochenen Konditionen und der vereinbarten Optionsfrist noch einmal schriftlich per Mail festhältst, damit es später keine Missverständnisse gibt. Besonders am Telefon kommt es gerne zu Unklarheiten und da kann versehentlich aus dem Monat „Juni“ schnell mal „Juli“ werden und dann ist das Chaos schon vorprogrammiert.
2. Formation + Art der Darbietung
Viele Gruppen sind in unterschiedlichen Formationen buchbar, einmal als kleines Duo oder Trio, aber auch als komplette Band. Stelle sicher, dass ihr beide tatsächlich vom Selben sprecht und du dich nicht auf eine tolle Band freust, die zu besonders guten Konditionen bei deiner Veranstaltung auftritt und dann steht plötzlich nur ein Duo auf der Bühne.
Die meisten Gruppen treten in der Regel „live“ auf, aber wenn du dir hier nicht ganz sicher bist, frag lieber noch mal nach.
Manchmal kommt auch sogenanntes „Halb-Playback“ zum Einsatz. Das bedeutet, dass der Gesang und auch manche Instrumente live sind, aber ein Teil der Musik im Hintergrund zusätzlich eingespielt wird. Das ist grundsätzlich nichts Schlechtes und kann das gesamte Klangbild noch mal etwas aufwerten und abrunden, sofern entsprechend gute Aufnahmen dafür verwendet werden. Diese Variante kommt am ehesten bei sehr kleinen Formationen wie z.B. Alleinunterhaltern, Duos und Ähnlichem zu Einsatz, oder auch öfters im Bereich Schlager und Volksmusik.
„Playback“ oder „Voll-Playback“ bedeutet, dass der gesamte Ton (Gesang und Instrumente) vom einem Einspielgerät kommt, diese Variante sollte bei Bands und Musikern im Normalfall eher nicht vorkommen, außer eventuell bei bestimmten Shows.
3. Auftrittszeit
Die durchschnittliche Auftrittszeit für Bands und Musiker im Unterhaltungsbereich liegt zwischen 2 und 4 Stunden mit kurzen Pausen.
Überleg dir daher vor dem Band buchen genau wie lange deine Veranstaltung dauern wird und wie lange die Band tatsächlich zum Einsatz kommt. Bei längeren Spielzeiten kann es sein, dass zum Standardpreis noch mal ein Aufschlag dazu kommt.
Vereinbare am besten auch gleich im Vorfeld die Kosten für eine eventuelle Verlängerung, das erspart dir spätere Verhandlungen vor Ort, denn niemand hast Lust bei ausgelassener Stimmung, zu später Stunde, noch zu verhandeln was die spontane Verlängerung kosten soll, damit das Fest dann doch noch weiter gehen kann.
Wichtig ist auch genau festzulegen ab wann die Band mit dem Aufbau beginnen soll, wann der Soundcheck gemacht werden kann und ob der Abbau sofort nach Auftrittsende möglich ist.
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4. Sonderwünsche
Du hast spezielle Wünsche, welche die Band oder die Musik betreffen, dann kläre das unbedingt im Vorfeld mit ihnen ab.
Die meisten Bands sind gerne bereit dich zu unterstützen, wenn du ein Mikrofon für eine Ansprache benötigst, oder du ihre Tonanlage für die Mitternachtseinlage benützen möchtest. Es gibt aber auch Dinge für die Extrakosten anfallen können, wie z.B. das Einstudieren eures Lieblingssongs, u.Ä. und das sollte dann gleich vorab beim Band buchen vereinbart werden.
5. Inkludierte Leistungen
Was ist beim Band buchen inkludiert?
Lass dir genau auflisten was im Preis enthalten ist und was zusätzlich noch von dir gestellt werden muss.
Häufige Zusatzkosten über die du dir Gedanken machen solltest:
- Sind die Fahrtkosten inkludiert?
- Ist die Technik (Tontechnik, Bühnenlicht, etc.) im Preis enthalten?
- Müssen besondere Voraussetzungen für den Auftritt geschaffen werden (Stromanschlüsse, Spielfläche, etc.)?
- Muss eine Übernachtung vom Veranstalter gestellt werden?
- Wer übernimmt die Verpflegung der Musiker? (In der Regel der Veranstalter)
- Sind ein paar kostenlose Plakate im Preis inkludiert, wenn es sich bei dir um ein öffentliches Event handelt?
6. Anforderungen
Mach dir im Vorfeld ein genaues Bild über die Anforderungen deiner Band um einen reibungslosen und stressfreien Ablauf für beide Seiten zu gewährleisten.
- Wie viel Fläche benötigt die Gruppe für ihren Auftritt?
- Ist eine Bühne vorhanden und wenn ja ist diese ausreichend?
- Welche Stromanschlüsse werden benötigt?
- Ist die gesamte erforderliche Technik inkludiert, oder muss noch etwas örtlich gestellt werden?
- Sind ausreichend Parkplätze für die Band direkt bei der Location vorhanden (auch für größere Fahrzeuge oder kleine Busse)?
- Wie sieht der Ladeweg aus (Benötigt man einen Schlüssel, eine Rampe, oder ist ein Lift vorhanden, etc.)
- Werden Zufahrtsgenehmigungen für die Anlieferung des Equipments benötigt?
- etc.
7. Gage und Nebenkosten
Beachte bei deiner Kalkulation, dass die Gesamtkosten beim Band buchen nicht nur aus der Gage bestehen. Manchmal kommen noch Extrakosten für Fahrt oder Technik hinzu, das ist immer eine Frage eurer individuellen Vereinbarung.
Je nach Entfernung muss vom Veranstalter oft auch eine Übernachtung gestellt werden, dass sind bei einer ganzen Band dann gleich noch mal ein paar hundert Euro zusätzlich.
Auch Essen und Getränke beim Auftritt sind in der Regel für die Künstler frei und vom Veranstalter zu stellen.
Weitere Infos zum Thema Gagen-Höhe und Budget findest du auch in unserem Beitrag „Wie wähle ich die richtige Band für mein Event aus?“
8. Steuern und Abgaben
Da Bands häufig mit Firmen und Agenturen arbeiten, aber ebenso mit Privatpersonen als Veranstalter zu tun haben, achte immer darauf, ob der genannte Preis Netto (ohne Mehrwertsteuer) oder Brutto (inklusive MwSt.) ist!
Für die meisten Unternehmer ist der Netto-Preis relevant, da die Umsatzsteuer (MwSt.) für sie nur ein Durchlaufposten ist. Für Privatpersonen ist jedoch der höhere Brutto-Preis inklusive Mehrwertsteuer ausschlaggebend.
Bei Auftritten von Künstlern aus dem Ausland fällt laut gesetzlicher Regelung (in Österreich) die sogenannte Quellen- bzw. Ausländersteuer an. Dieses Thema ist sehr umfangreich und es gibt in bestimmten Fällen auch Ausnahmen bzw. Freigrenzen, daher empfehlen wir vor dem Engagement eines Künstlers aus dem Ausland sich von einem Event-Profi beraten zu lassen.
Für die öffentliche Aufführung urheberrechtlich geschützter Musik oder Texte muss in der Regel ein AKM-Beitrag entrichtet werden (GEMA in Deutschland). Dies trifft im Normalfall auf die meisten öffentlichen Veranstaltungen zu, es gibt aber auch Ausnahmen. Genauere Informationen dazu findest du in unserem Beitrag zum Thema AKM.
In manchen Orten und Regionen gibt es für öffentliche Veranstaltungen zusätzlich noch lokale und regionale Abgaben und Steuern, wie zum Beispiel die Vergnügungssteuer (mancher Orts aus Lustbarkeitsabgabe genannt). Diese wurde zum Glück in vielen Regionen inzwischen wieder abgeschafft bzw. ausgesetzt. Informiere dich dazu am besten bei den Ämtern und Behörden in deiner Region.
9. Vertrag / Auftrittsvereinbarung
Der Vertrag ist der finale Abschluss beim Band buchen und die Zusammenfassung der gemeinsam vereinbarten Konditionen.
Die meisten Künstler verwenden hierfür individuelle Verträge, achte daher darauf, dass die Konditionen faire Bedingungen für beide Seiten schaffen und dass auch klar geregelt ist, was im Fall einer Absage passiert. Sei es wenn der Künstler erkrankt, oder auf Grund höherer Gewalt den Auftritt nicht antreten kann, aber auch falls du als Veranstalter dein Event aus irgendeinem Grund absagen musst.
Bei kleineren Events (wie Hochzeiten, etc.) ist in der Regel eine Zahlung nach dem Auftritt üblich, bei größeren Veranstaltungen, oder bekannten Bands, sind aber auch Anzahlungen durchaus üblich.
Wenn dir dieser Beitrag gefallen hat, freuen wir uns über ein Kommentar von dir und wenn du diesen Artikel mit Anderen teilst. Solltest du noch Fragen haben oder Hilfe bei der Planung deines Events benötigen, steht dir ansonsten auch unser Experten-Service gerne mit Rat und Tat zur Seite.
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Weitere nützliche Tipps & Tricks zum Thema findest du auch in folgenden Beiträgen:
„Wie wähle ich die richtige Band für mein Event aus“
„Deine Kostenlose Event-Checkliste“
„Brauche ich eine Veranstalter-Haftpflicht-Versicherung?“
Disclaimer/Haftungsausschluss: Dieser Beitrag wurde mit Sorgfalt erstellt und gibt teilweise auch unsere Erfahrungswerte oder Meinungen wieder, jedoch können wir keine wie auch immer geartete Garantie oder Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und/oder Vollständigkeit der Inhalte in diesem Beitrag übernehmen. Wir empfehlen daher immer sich durch einen entsprechenden Experten beraten zu lassen.
