Ihr habt euch vor Kurzem verlobt und startet gerade mit der Planung eurer Hochzeit?
Um die Planung und Organisation eurer Traumhochzeit mit möglichst wenig Stress über die Bühne gehen zu lassen, haben wir in diesem Beitrag eine praktische und kostenlose Checkliste für die Hochzeit zusammengestellt.
Die kostenlose Hochzeitscheckliste könnt ihr euch ganz praktisch als fix-fertige .pdf-Datei herunterladen, oder ihr findet den Inhalt auch als offenen Text direkt unterhalb im Beitrag. (Die einzelnen Punkte könnt ihr euch bei Bedarf auch ganz einfach in ein Textprogramm kopieren und dort für euch so anpassen, wie ihr sie benötigt.)
Ein paar wichtige Tipps vorweg
Damit euch und euren Gästen die Hochzeit lange in schöner Erinnerung bleibt, ist es wichtig, dass ihr euch ausreichend Zeit für Planung und Organisation nehmt, im Idealfall solltet ihr mindestens 6-12 Monate dafür einplanen. Aber je länger, desto besser, denn ihr werdet merken, dass die Zeit bis zu eurem großen Tag wie im Flug vergeht.
Wenn ihr früh und strukturiert startet, könnt ihr unnötigen Stress vermeiden und den Prozess auch besser genießen, denn das Ganze soll für euch ein schöner, gemeinsamer Weg und keine Belastung werden.
Falls ihr die Möglichkeit habt, versucht nicht alles selbst zu machen und verteilt ein paar der Aufgaben auf eure Eltern, Trauzeugen, Geschwister oder Freunde.
Wenn es das Budget zulässt, könnt Ihr euch natürlich auch professionelle Dienstleister (Dekorateur, Eventagentur,…) suchen, welche einen Teil der Aufgaben für euch übernehmen.
Die Checkliste für eure Hochzeit enthält alle gängigen Punkte, die es bei einer Hochzeit in der Regel zu beachten gibt. Doch jede Hochzeit ist anders und jedes Brautpaar hat individuelle Vorstellungen und Wünsche, streicht daher im Vorfeld einfach das weg, das für euch nicht relevant ist oder ergänzt bei Bedarf noch weitere Punkte, die euch wichtig sind.
Viel Spaß bei der Planung!
checkliste Hochzeit – Teil 1 – „Planungsphase“:
Diese Fragen solltet ihr euch im Vorfeld stellen, bevor ihr dann zur Tat schreitet:
- Welche Art, Rahmen (ev. Motto) der Hochzeit stellt ihr euch vor (Kirche, Standesamt, freie Zeremonie, groß, klein, klassisch, traditionell, vintage,..)?
- Was ist euer Wunschzeitraum (Frühling, Sommer, bestimmter Monat,…)?
- Was wird die ungefähre Gästeanzahl sein (Wichtig u.a. für die Auswahl der Location)?
- Was stellt ihr euch bezüglich Musik- und Unterhaltungsprogramm bei der Hochzeitsfeier vor?
- Ist Musik bei der Trauung geplant (Solo-MusikerIn, Pianist, Orgel, CD,…)?
- Sind Fotograf, Videograf oder Fotobox gewünscht?
- Wird ein Hochzeitsredner benötigt (z.B.: freie Zeremonie)?
- Was stellt ihr euch bezüglich Catering und Verpflegung vor? (Sektempfang, Fingerfood, Buffet, mehrgängiges Menü, Mitternachtssnack,…)
- Wer macht Blumenschmuck, Tischdekoration und Deko (ihr selbst, Florist, Dekorateur,…)?
- Was passiert bei Schlechtwetter, falls ihr im Freien heiratet (Zelt, Ausweich-Location,…)?
Nun geht’s an die Umsetzung:
- Passende Locations suchen und auf Terminverfügbarkeit anfragen
- Standesamt/Kirche im Wunschzeitraum anfragen
- Vor der finalen Termin-Entscheidung die wichtigsten Gäste fragen (Eltern, Geschwister, Trauzeugen,…)
- Hochzeitstermin auswählen und fixieren (Location, Standesamt, Kirche,..)
- Urlaub bei der Arbeit beantragen
- Genauen Kostenplan erstellen, damit ihr die Kosten bei der Umsetzung immer im Blick habt
TIPP:
Die wichtigste Aufgabe zu Beginn ist es, die Dinge, die pro Tag immer nur für eine Hochzeit zur Verfügung stehen können, terminlich unter einen Hut zu bekommen. Das sind in der Regel die Location, Band, DJ, Fotograf, u.Ä., denn wie das Sprichwort schon sagt: „Man kann nicht auf zwei Hochzeiten gleichzeitig tanzen“. Vor allem an typischen Hochzeitsterminen (wie z.B. Samstage von Mai-August) sind beliebte Locations und Anbieter oft schon lange im Vorfeld ausgebucht.
Natürlich solltet ihr Standesamt und Kirche auch frühzeitig abklären, aber hier können an einem Tag auch mehrere Trauungen stattfinden, was es meist etwas einfacher macht.
CHECKLISTE – Teil 2 – „Organisationsphase“ (mind. 3-12 Monate vorher)
Nach dem die wichtigsten ersten Schritte gesetzt sind, könnt ihr nun mit der Umsetzung der weiteren Punkte voll durchstarten. Wir haben die Aufgaben für euch nach Themen gegliedert, damit es übersichtlicher ist und ihr euch bei Überlegungen oder Gesprächen zu einem Thema (z.B. Meeting in der Location) daran orientieren könnt und immer den Überblick behaltet was es noch abzuklären oder zu erledigen gibt.
Allgemeines
- Einen groben Ablauf definieren
- Wer unterstützt euch am Hochzeitstag vor Ort beim Ablauf und der Betreuung der Gäste (Trauzeugen, Eltern, Zeremonienmeister,…)?
- Gespräch mit den Trauzeugen (können sie euch eventuell bei der Organisation unterstützen?)
- Polterabend fixieren und planen (Tisch reservieren, Gäste einladen, etc.)
- Filterwochen bzw. Hochzeitsreise buchen
- Tanzkurs buchen
- Brautjungfern oder Blumenkinder ernennen
- Wunschlisten oder Geschenktisch erstellen (in einem Geschäft oder Online)
- Hochzeitsstorno- bzw. Ausfallversicherung abschließen, falls gewünscht
- Hochzeitsauto organisieren (von Familie, Freunden oder einer Autovermietung)
Location / Catering / Übernachtung
- Abklärung mit der Location was inkludiert ist (Ausstattung, Deko, Personal, Reinigung,…)
- Vereinbarung/Vertrag mit der Location machen
- Verfügt die Location über eine eigene Gastronomie, oder wird zusätzlich ein Caterer benötigt?
- Menü- und Getränkeauswahl (Kaffee und Kuchen, Abendessen, Mitternachtssnack,…)
- Eventuell ein Probeessen vereinbaren
- Hochzeitstorte bestellen (direkt bei der Location, dem Caterer oder einem Konditor)
- Sektempfang nach der Trauung (in der Location oder direkt beim Standesamt mit einem Caterer?)
- Absprache mit der Location wegen Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort für Brautpaar und Gäste
- Ausreichend Zimmer bei oder in der Nähe der Location vor reservieren
Standesamt/Kirche
- Eheschließung beim Standesamt/Kirche anmelden (Beim Standesamt ist dies häufig erst ab 6 Monate vorher möglich, aber viele nehmen Reservierungen entgegen)
- Erforderliche Dokumente für die Eheschließung abklären und frühzeitig organisieren
- Abklärung mit dem Standesamt was möglich ist (eigene Dekoration, Musik, Platz für Sektempfang vor Ort,..)
Gäste / Gästeliste / Einladungen
- Genaue Gästeliste definieren
- Adressen der Gäste sammeln
- Save-the-Date Einladungen verschicken
- Liste mit möglichen Unterkünften für die Gäste vorbereiten
- Ist ein Gästetransport geplant, oder fährt jeder selbst?
- Kinderbetreuung oder Beschäftigung/Spiele für Kinder der Gäste organisieren
- Hochzeitseinladungen gestalten und bestellen
- Einladungen versenden oder persönlich vorbei bringen
- Zu- und Absagen der Gäste dokumentieren
- Kleine Souvenirs oder Gastgeschenke besorgen
- Grobe Sitzordnung erstellen
Musik / Unterhaltungsprogramm / Fotograf
- Band, Musiker, DJ, Hochzeitsredner und Unterhaltungsprogramm so früh wie möglich buchen, denn bestimmte Termine in der Hochzeitssaison sind oft weit über ein Jahr im Voraus bereits ausgebucht
- Bei Bedarf Eventtechnik organisieren (Tonanlage, Licht, Diskoanlage, etc.)
- Fotograf und/oder Fotobox buchen
- Videograf/Kameramann engagieren, falls gewünscht
Hier findet ihr noch weitere hilfreiche Beiträge zum Thema:
„Wie wähle ich die richtige Band für mein Event aus“
„Eine Band buchen – Diese 9 Dinge solltest du beachten“
TIPP:
Artistery ist eine kostenlose Online-Suchmaschine mit Bands, Musikern, DJs und Shows für dein Event. Bei uns findest du schnell und einfach den passenden Act für deine Veranstaltung. Hier geht’s zur Künstler-Suche.
Auf Artistery findest du ebenso den passenden Event-Dienstleister (Fotograf, Videograf, Caterer, etc.) für dein Event!
Dekoration / Ausstattung
- Konzept für Blumenschmuck und Deko erstellen
- Blumenschmuck, Brautstrauß und Anstecker für Bräutigam bestellen
- Dekoration und Anstecker für Gäste bestellen bzw. vorbereiten
- Menü- und Tischkarten organisieren
- Programmfolder für Trauung bzw. Kirche erstellen und drucken
- Gästebuch besorgen
Outfits / Accessoires
- Brautkleid aussuchen
- Termin für die Anprobe vereinbaren (so früh, dass noch genügend Zeit für Änderungen bleibt)
- Accessoires und Schuhe besorgen (neue Schuhe vorher einlaufen!)
- Friseur-Termin buchen (bei Bedarf Probetermin vereinbaren)
- Termin für Make-up / Maniküre (bei Bedarf für das Make-up auch einen Probetermin fixieren)
- Outfit und Accessoires für den Bräutigam aussuchen
- Trauringe bestellen und Ringkissen organisieren
- Hochzeitskerze organisieren
CHECKLISTE – Teil 3 – „Der Feinschliff“ (ca. 1-3 Monate vorher):
- Festlegen des finalen Ablaufs
- Finale Sitzordnung erstellen
- Trausprüche oder individuelles Eheversprechen verfassen
- Hochzeitsrede vorbereiten
- Die komplette Checkliste noch mal genau durchgehen, damit ihr wirklich an alles gedacht habt!
CHECKLISTE – Teil 4 – „Endspurt“ (ca. 1-3 Wochen vorher):
- Finale Absprache mit allen Beteiligten (Standesamt, Kirche, Band, Fotograf, Trauzeugen, etc.)
- Absprache mit der Location / Caterer bezüglich finaler Gästeanzahl und Menüauswahl
- Abholungen und finale Besorgungen planen (Abholung Hochzeitstorte, Blumenstrauß,…)
- Restliche Besorgungen und die Koffer für eure Flitterwochen packen
- General-Probe in der Kirche, falls erforderlich
- Bargeld für Auszahlungen vor Ort (Band, Dienstleister, Trinkgelder, etc.)
- Sämtliche Kleidungsstücke und Accessoires bereits 1-2 Tage vorher fix fertig vorbereiten
CHECKLISTE – Teil 5 – „Der grosse Tag“ – Euer Hochzeitstag
Im Idealfall ist jetzt alles bereits so geplant, dass für jede Aufgabe jemand eingeteilt ist und ihr euch selbst auf das Wesentliche konzentrieren könnt – die Hochzeit, euren Partner und eure Gäste!
Die wichtigsten Dinge noch mal zur Kontrolle:
- Eheringe
- Brautstrauß, Anstecker für Bräutigam
- Papiere und Dokumente
- persönliche Dinge wie Ersatzlinsen oder -brille, Medikamente, Ladegerät, etc.
- Schminkzeug, Deo, etc.
- Ersatzschuhe, Ersatzkleidung (frisches Hemd,…)
- Taschentücher
- Handys auf lautlos stellen!
CHECKLISTE – Teil 6 – „Nach der Hochzeit“:
Wenn ihr glücklich und frisch verheiratet zurück in euer gemeinsames Heim gekehrt seid, gibt es nach der Hochzeit noch ein paar Dinge für euch zu erledigen:
- Auswahl der besten Hochzeitsfotos
- Fotos an Freunde und Gäste weiterleiten (z.B. via WeTransfers oder Dropbox)
- Ein kleines Dankeschön für eure Gäste (Dankeskarte, kleines Geschenk, Fotokarte, etc.)
- Zahlungen planen
- Bei Namensänderung die erforderlichen Dokument ändern lassen und wo nötig mitteilen (Arbeitergeber, Bank, Behörden,…)
- Namensschilder aktualisieren (Haustür, Postkasten,…)
Ausgestattet mit unserer kostenlosen Hochzeitscheckliste seid ihr nun perfekt gerüstet für die Planung eurer individuellen Traumhochzeit.
Das Artistery-Team wünscht euch viel Spaß damit und eine schöne und unvergessliche Hochzeit!
Hinweis: Diese Checkliste ist eine kostenlose Hilfestellung für eure Hochzeit und wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Da jedes Event anders ist, muss diese natürlich immer individuell darauf abgestimmt werden, wir übernehmen daher keine Haftung oder Garantie auf Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität.
